Green tape: een positieve kijk op bureaucratie
Universitair hoofddocent Wesley Kaufmann doet al twaalf jaar onderzoek naar administratieve lasten op de werkvloer, oftewel, red tape. Zijn Amerikaanse collega Leisha DeHart-Davis bedacht tien jaar geleden de tegenhanger green tape; het op een positieve manier benaderen van administratieve lasten en regeldruk. In opdracht van het ministerie van VWS organiseerde Kaufmann samen met onderzoeksbureau Berenschot verschillende sessies met bestuurders uit de zorgsector om green tape in de Nederlandse zorg verder uit te denken. Het doel? Een toename van het werkplezier en de tevredenheid onder werknemers en meer tijd voor cliënten.
Regelgeving en bureaucratie
De term red tape dateert uit de zestiende eeuw, toen Europese koninkrijken rode linten om hun meest belangrijke administratieve dossiers bonden in een poging om orde te scheppen in hun enorme administratie. Al binden we al eeuwen geen rode linten meer om nieuwe regels, ‘red tape’ is blijven hangen en is een negatieve uitdrukking geworden, die nu wordt gebruikt om een buitensporige hoeveelheid administratie, regelgeving of bureaucratie aan te geven.
Dat kan ook anders, dacht de DeHart-Davis een jaar of tien geleden. Zij gaat ervan uit dat regels noodzakelijk zijn en dat bureaucratie, mits op een goede manier gebruikt, juist nuttig kan zijn in organisaties. Daarom bedacht ze de term green tape, waarmee ze op een positieve manier naar regelgeving kijkt. Green tape regels moeten aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo moeten ze geschreven en duidelijk zijn, om eigen interpretatie te voorkomen. Ze moeten een duidelijk doel hebben en begrepen worden door alle belanghebbenden. Ze worden consistent toegepast, maar bieden waar nodig wel flexibiliteit.
Wat zijn goede regels?
Haar idee is dat werknemers juist houvast aan solide regels hebben. “Het klinkt logisch allemaal, maar het is belangrijk om regels goed te formuleren”, legt Kaufmann uit. Het blijkt nog best lastig om de juiste regels op te stellen, want, wat is een goede regel eigenlijk? “Overbodige regels hebben we zo gespot, maar goede regels identificeren is veel moeilijker”, vertelt Kaufmann. Hij vergelijkt het met een scheidsrechter van een voetbalwedstrijd. “We vinden het normaal dat een scheidsrechter goed fluit, dat merken we niet eens op. Fluit hij echter verkeerd, dan hebben we dat meteen door en kan de scheidsrechter kritiek verwachten. Dat geldt voor regels ook. Door de green tape theorie te gebruiken, accepteren we dat er regels nodig zijn. Wat we moeten doen is ze goed vormgeven, zodat in dit geval de kwaliteit van de zorg verbeterd wordt.”
Regels zijn er niet om medewerkers te pesten
Zorgmedewerkers ervaren al jaren een hoge werkdruk, die deels is ontstaan door de grote hoeveelheid administratie. Kaufmann legt uit dat al deze regels zelden worden geïntroduceerd zonder valide doel. “Ze zijn er niet om medewerkers te pesten. Soms staan beleidsmakers alleen verder van de praktijk dan gewenst. Op papier klinkt een nieuwe regel goed, in de praktijk werkt het niet altijd. Daarnaast hebben we in Nederland marktwerking in de zorg. Dat betekent dat er veel verschillende partijen betrokken zijn, die allemaal hun eigen regels en administratie hanteren.”
Met green tape de zorg optimaliseren
“Bovendien zijn er steeds meer regels gekomen, omdat onze maatschappij complexer is geworden”, legt Kaufmann uit. “Twintig jaar geleden was er nauwelijks internet, stonden we aan de wieg van de globalisering en werkte de Europese Unie veel minder nauw samen dan nu. Het is logisch dat daar meer regelgeving uit voort komt.” Wat volgens Kaufmann ook zorgt voor een grotere werkdruk, is de negatieve aandacht die naar de hoeveelheid administratie gaat. “Het is een beetje een zichzelf versterkend mechanisme. Hoe meer we het er over hebben, hoe sneller medewerkers ook een hogere lastendruk ervaren.”
Kaufmann wil met green tape een verandering teweeg brengen van de mindset met betrekking tot regeldruk. Heel concreet is het allemaal nog niet, de sessies zijn een startpunt. “Er is een manifest opgesteld met punten waaraan goede regelgeving moet voldoen. We beginnen eerst met het zoeken van ambassadeurs die onze methode uitdragen. Daarnaast bouwen we een community van mensen die regels op een positieve manier benaderen en gaan we actieonderzoek doen, zodat we de regelgeving en administratie in de zorg kunnen optimaliseren.”
Negativiteit uit regelgeving
De verandering moet volgens de universitair hoofddocent van onderaf, uit het werkveld komen. Tegelijkertijd is het heel belangrijk dat de green tape aanpak breed gedragen wordt. Volgens hem moet iedereen, van medewerker tot beleidsmaker het eens zijn over de opgestelde regels. “Daar gaat het momenteel ook nog wel eens mis”, legt hij uit. “Regels die door de een als overbodig en vervelend worden ervaren, zijn voor de andere partij juist noodzakelijk.”
Kaufmann wil de negativiteit uit regelgeving halen. “De uitkomst van de sessies was heel positief. Deelnemende bestuursleden willen echt een verandering teweeg brengen. We moeten nu eerst zorgen dat er een beweging start, zodat er straks concrete doelen liggen en we ook echt aan de slag kunnen. We hebben een lange adem nodig voordat er een breed gedragen aanpak is, maar ik ben positief en vind het interessant om na al mijn jaren onderzoek, het green tape perspectief in de praktijk te brengen.”
Meer informatie over Ontregel de Langdurige Zorg
De sessies zijn gehouden in het kader van Ontregel de Langdurige Zorg, in opdracht van de Directie Langdurige Zorg van het ministerie van VWS. Voor meer informatie over het VWS brede programma Ontregel de Zorg: https://www.ordz.nl/